¿Cómo debería ser mi Plataforma de Administración Electrónica?

La inminente entrada en vigor de la nueva Ley de Procedimiento Administrativo, que define el procedimiento electrónico como el único posible y que obliga a las administraciones a adoptar dicha forma de trabajar, ha desembocado en un claro movimiento por parte de éstas en busca de ese salto tecnológico y organizativo que les permita cumplir la Ley y ofrecer servicios de calidad a los ciudadanos.

En esa preparación para el salto – casi siempre contra el reloj – se encuentran inmersas numerosas instituciones de nuestro país, que peinan el mercado en busca de la tecnología perfecta y el compañero de viaje adecuado.

Si bien es cierto que la AGE y los gobiernos autonómicos proporcionan un buen número de plataformas y módulos que prestan servicios de Administración Electrónica (firmas, notificaciones, registros, apoderamientos, habilitaciones, etc.), se necesitan tecnologías que orquesten todos estos servicios y proporcionen un hilo conductor en la tramitación electrónica de los expedientes.

En el mercado existen un buen número de productos que proporcionan servicios de Administración Electrónica, pero entonces nos preguntamos: ¿Qué debemos escoger? ¿Cómo debería ser la plataforma que más me beneficie? A continuación describimos algunos conceptos que se deberían valorar.

Software Libre vs. Software Privativo. Un buen número de plataformas de Administración Electrónica existentes en el mercado se basan en software privativo, que requieren altos costes de licenciamiento y cuya propiedad pertenece al proveedor, lo que produce un alto grado de dependencia de éste. Este problema puede ser evitado adoptando una plataforma basada en estándares abiertos cuya propiedad quede del lado del organismo público.

Nube pública vs. Nube Privada. Algunas herramientas existentes son solo accesibles desde la nube. El concepto es interesante puesto que se reducen los costes de infraestructura, es decir, el gasto en hierro. Sin embargo, las instituciones se están suscribiendo a un entorno compartido, donde ya conviven un buen número de administraciones. La información queda en propiedad del proveedor y en muchos casos “secuestrada”, ya que resulta muy complicado – a veces imposible – exportarla en caso de ser necesario. Si se opta por utilizar una plataforma en la nube, el proveedor debería garantizar el mantenimiento de una nube privada que proporcione la seguridad, el acceso y la exportación de la información.

Flexibilidad al tramitar. El empleado público no puede perder su tiempo, necesita agilidad a la hora de derivar las responsabilidades y controlar el proceso. Existen herramientas cuya parametrización es tan exhaustiva que resulta imposible poner en marcha los trámites; sin embargo, otros sistemas proponen métodos de tramitación tan sencillos y triviales que dejan muy corto el alcance funcional y no cubren las expectativas de la administración. Resulta imprescindible disponer de un sistema que permita la tramitación en todos los niveles de flexibilidad, desde el trámite completamente automatizado con flujo de respaldo hasta el de derivación puramente manual, sin flujo que determine el camino, pasando por los trámites con parte manual y parte reglada.

Capacidad de adaptación. En relación directa con lo anterior, y debido a que la realidad es que cada entidad pública es diferente a la entidad vecina, a pesar de contar con una normativa común, es importante que las plataformas elegidas se adapten a la forma de trabajar de las instituciones y no al revés, como sucede en determinados casos, sobre todo en aquellos que son por suscripción en la nube.

Interoperabilidad. Es algo obvio, si tenemos en cuenta la normativa, que los sistemas a implantar deben proporcionar una completa Capa de Intraoperabilidad y de Interoperabilidad bidireccional. Habría que prestarle principal atención a no seleccionar productos que, por su filosofía de comercialización e implantación, se ven seriamente comprometidos cuando se trata de conectar sus plataformas de tramitación con servicios externos o herramientas internas, ya que acaban convirtiéndose en plataformas aisladas y departamentales.

Disponibilidad de la información. En otras ocasiones, son los productos de backoffice los que ponen las murallas para acceder a la información propia de los organismos, evitando la reutilización de los datos, ya sea porque no disponen de conectores o porque solicitan excesivos costes económicos por su uso. Por tanto, es necesario contar con una plataforma que proporcione los conectores suficientes para integrar con sistemas externos así como proporcionar los conectores de acceso a su propia información sin coste adicional para la administración.

Reutilización. Por último, la plataforma a instalar debe ser escalable y abierta, es decir, que permita al organismo ir creciendo de manera paulatina y segura a lo largo del tiempo, proporcionando módulos y funcionalidades que puedan ser instaladas sin suponer ningún impacto entre los usuarios, fomentando la reutilización de componentes existentes y futuros.

Sin embargo, aunque la elección de la plataforma tecnológica es muy importante para llegar a una implantación de éxito, la tecnología solo es un medio y no un fin en sí mismo. Las instituciones tienen por delante un duro trabajo organizativo y de gestión del cambio interno para modificar el paradigma administrativo entre los usuarios y adoptar las mejores prácticas, por lo que también es importante elegir al compañero de viaje adecuado para recorrer el camino, estrechando los lazos de colaboración más allá de la relación tradicional entre cliente y proveedor.