Archivo Electrónico para el Ayuntamiento de Eibar

El proyecto de Archivo Electrónico del Ayuntamiento de Eibar ofrece fondos documentales organizados y accesibles en formato electrónico gracias a Impulsa

El Ayuntamiento de Eibar, además de confiar en Verso para llevar a cabo el mantenimiento de la Plataforma de Administración Electrónica, ha desarrollado el proyecto de implantación del Archivo Electrónico Municipal basado en Impulsa.

Impulsa es la plataforma orientada a administración electrónica propuesta por Verso Ingeniería para dotar de herramientas sencillas a las entidades públicas o privadas en sus procesos modernización con procedimientos más eficientes y eficaces.

El objetivo del proyecto es mejorar la calidad del servicio a través de agilizar las solicitudes ciudadanas dirigidas al archivo. El acceso en línea a los archivos municipales, la tramitación de solicitudes de préstamos on-line y la obtención de copias digitales sin necesidad de desplazamiento son algunas de las ventajas para los ciudadanos de este nuevo sistema.

La solución permite la gestión integral de los documentos del archivo municipal, incluyendo su definición, ingreso y modificación, y la gestión de consulta de documentos a través de citas previas y préstamos.

La solución proporciona el entorno de trabajo para el personal del archivo, de modo que desde este sistema se gestiona cada uno de los documentos que componen el archivo, tanto físico como electrónico, de acuerdo a las normas archivísticas para metadatos documentales y la tabla de clasificación documental existente.

El ingreso de documentos por parte del empleado público se puede realizar de forma manual, mediante solicitud de ingreso en el archivo o tras finalizar un trámite electrónico. Mediante consultas se puede acceder a documentos del Archivo y modificar la información de sus metadatos o ficheros adjuntos.

En cuanto a la consulta por parte de ciudadanos o empresas, el sistema dispone de un módulo de citas previas  que permite informar al archivero de la intención de consultar un documento en una fecha indicada tanto para préstamos como para consultas en sede.